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CóMO PARTICIPAR EN UNA FERIA CON ÉXITO

Cómo participar en una Feria con Éxito
Pre-feria. Es la primera etapa, previo a la realización de la feria, en la cual se definen las actividades necesarias para participar en una feria.
En Feria. Esta etapa abarca la participación en el evento.
Post-Feria. Son las actividades que se llevan a cabo después de la participación en la feria, enfocándose en la evaluación y monitoreo.

Pre-Feria

Criterios para asistir a una feria:

Hay varios criterios importantes que las y los empresarios deben considerar para seleccionar y asistir a una feria idónea para ellos.  Para dar respuesta a los mismos habrá de analizar y responder las siguientes interrogantes:

  • Cuáles deben ser sus objetivos para asistir a la feria. Como en cualquier otra actividad comercial deberá contarse con objetivos claros y la necesidad de planificar queda fuera de toda duda.  Idealmente, la empresa debe contar con una planificación de corto, mediano y largo plazo, recogida por ejemplo en un plan de negocios y que sirva de mapa para guiar las acciones que se emprendan. 
  • Deben indicar lo que se quiere lograr y deben contener el tiempo, cantidad y calidad, de tal manera que permitan determinar el fin o las metas que se quieren lograr con la implementación de las actividades.

 Objetivos metas  Los objetivos son las metas concretas, en términos cuantitativos y cualitativos, que se desean alcanzar. Los objetivos se describen en dos direcciones, primero, lo que el comité organizador pretende alcanzar; y segundo, lo que el empresario desea lograr al momento de participar.

Para lograr el impacto deseado se debe tomar en cuenta ambos criterios.

Los objetivos se dividen en generales y específicos y deben responder a los resultados esperados.

  • Objetivos generales: se refieren al propósito general de la participación en la feria.
  • Objetivos específicos: son los que determinan específicamente las diferentes actividades para lograr el objetivo general.
  • Si es un mercado y/o país potencialmente importante, para sus productos.  Deberá informarse sobre las demandas de los mercados extranjeros, mediante visitas anteriores, que se hayan realizado al país sede de la feria; a través de organismos de promoción que realicen estudios o perfiles de mercado, o bien que hayan promocionado la asistencia a este tipo de eventos.
  • Si sus productos satisfacen las exigencias del mercado. Se refiere a la calidad del producto, su presentación y si cumple con normas o requerimientos que exija el comprador y/o el país de destino.
  • Capacidad de producción y de suministro. Si podrá producir lo suficiente, para atender la demanda probable y de un modo constante.
  • Cuáles son los canales de comercialización.  Cómo llegará el producto desde su origen hasta su destino final, el cliente.
  • Cuanto costará la participación en la feria. Si cuenta con el presupuesto suficiente para asistir a un evento de ese tipo.
  • Si los resultados estarán de acuerdo a la inversión realizada. Estimar el retorno de la inversión deseada.
  • Cuánto está interesado o dispuesto a invertir.  En tiempo y dinero y recurso humano, en el desarrollo del mercado, después de la feria.
  • Si tendrá poder de negociación. Deberá evaluar si tendrá elementos a su favor que le permitan negociar sin ser presionado a acceder a los términos del proveedor y muy importante, si sabe negociar.

Elección de la feria

Una vez se han evaluado los criterios para asistir a la feria, es necesario evaluar cuál es la feria a la que más conviene asistir.  Anteriormente se han mencionado los diferentes tipos de feria que puede haber y que permite escoger la más apropiada a nuestros intereses y línea de negocio.

 Correr Riesgos Moderados

En adición, es importante buscar información sobre la feria a realizarse, en catálogos, revistas, Internet o la prensa.  Busque también la opinión y experiencias de empresarios que han participado en esa feria anteriormente.  Si es posible, visite la feria previamente tanto para evaluarla como para preparase adecuadamente.

Investigue sobre la capacidad y experiencia de la institución organizadora y del apoyo que puedan brindarle para la obtención de financiamiento, si el mismo fuera necesario para poder participar.

 

Otro aspecto a tomar en consideración, es el tipo de infraestructura que encontrará en el país o municipio anfitrión.

Elaboración de presupuesto

Es importante elaborar un presupuesto de participación en la feria, para asegurarse que puede hacer frente a los gastos, antes de inscribirse.  Para ello solicite a los organizadores que le brinden información relacionada con:

  • El valor de la inscripción
  • El valor del stand y qué recibe por el valor que está pagando
  • Las formas de pago disponibles
  • Costos para llevar los productos a otro país, gastos de aduana, pago de impuestos (si aplica) para el producto que se queda en el país y gastos de reexportación del producto que regresa al país de origen
  • Duración de la feria, para calcular gastos de hospedaje, alimentación y traslados

Descargue el ejemplo de presupuesto que considera estos y otros aspectos, que le puede ser útil para hacer sus cálculos.

A continuación se presenta el porcentaje aproximado por renglones del valor total que representa participar en una feria.

FACTORES DE COSTO DE PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA
Alquiler de Stand 15%
Suministro de energía, línea telefónica, etc. 5%
Construcción y equipamiento de Stand 40%
Transporte de las muestras 5%
Gastos del personal y viajes 25%
Otros Gastos 10%
  ________
Total 100%
Fuente: Tomado del libro Éxito en las Ferias Made in Germany, AUMA

Inscripción

Para inscribirse será necesario que usted complete el formulario que los organizadores hayan diseñado para ese propósito.  Asegúrese que junto con el formulario de inscripción le envíen el o los reglamentos de la feria y el contrato, para revisarlo previamente antes de inscribirse y estar seguro si puede cumplir con todos los aspectos que se indican en los mismos.  En el Anexo No. 2 se presenta un ejemplo de formato de inscripción con los requerimientos mínimos.  Este puede variar dependiendo de las características propias de la feria.

Elección del producto y selección de muestras

Deberá definirse adecuadamente cuál será el producto o servicio que se ofrecerá a los clientes potenciales en la feria.  Para ello habrá de revisarse los criterios definidos anteriormente tales como el mercado objetivo, la capacidad de producción, la disponibilidad de producto terminado, canales de comercialización, precio de sus productos.

Elección del stand y diseño

Antes de escoger el lugar donde estará ubicado su stand, analice el plano general de la feria y asegúrese de obtener una excelente ubicación, en la misma línea de sus productos.

Es importante escoger los lugares de mayor circulación de público, tomando en cuenta la jerarquía de los stands vecinos, pues cuando la misma es alta aseguran un buen caudal de visitantes.

Idealmente, deberá tratarse de conseguir un stand isla o abierto por tres de sus costados.

La decoración deberá ser creativa y que predomine el buen diseño.  Los tres elementos clave en el diseño del stand son:

  • Superficie contratada, decisión importante ya que afectará a la imagen proyectada y al presupuesto. Autores como Puthod (1983) hablan de un espacio ideal de 4,5 m2  por vendedor.
  • Ubicación, aspecto muy discutido en la literatura ferial. Navarro (2001) aplicando términos de merchandising habla de tránsito natural e inducido, presentando zonas calientes (pasillos centrales, zonas cercanas a la entrada o salida) y zonas frías (pasillos estrechos, sin salida).
  • Tipo de stand, destacando los stands modulares y de diseño. Los primeros constituyen la oferta básica, sin ningún tipo de personalización. Los stand de diseño permiten decoraciones especiales, realizadas a medida de las necesidades especiales del expositor.

Será necesario asegurarse que los materiales a ser utilizados en el stand sean muy llamativos y atractivos para los visitantes.  En adición, asegúrese que los mismos sean expuestos de forma ordenada siguiendo un patrón.

Entre los materiales recomendados se encuentran: fotografías, arreglos florales, manteles, crear un fondo especial para cubrir el stand y muebles.  Todos estos aspectos deberán formar parte de un diseño ya consensuado para organizar la información que será de utilidad para convencer a los clientes.

Contratación de construcción y decoración de stand
Cuadro de superficies aproximadas necesarias en función del número de productos presentados y las condiciones de participación (1)

 

Condiciones de participación y secciones del stand|

Superficies necesarias m2:

Un producto favorito

Dos productos favoritos

Tres productos favoritos

Productos secundarios

 

Productos secundarios

 

Productos secundarios

0

1

2

3

4

0

1

2

3

0

1

2

Sin degustación ni demostración oficina (x)

10

10

10

10

10

15

15

15

15

20

20

20

Salita de acogida

6

7

8

9

10

7

8

9

10

8

9

10

Almacencito

3

4

5

6

7

5

6

7

8

6

7

8

Exposición

3

3,50

4

4,50

5

6

6,50

7

7,50

9

9,50

10

Publicidad y señalización

3

3,50

4

4,50

5

6

6,50

7

7,50

9

9,50

10

Circulación y separación (2)

10

12

14

16

18

16

18

20

22

23

25

27

Total m2

35

40

45

50

55

55

60

65

70

75

80

85

Con degustación o demostración oficina (x)

10

10

10

10

10

15

15

15

15

20

20

20

Salita de acogida

6

7

8

9

10

7

8

9

10

8

9

10

Almacencito

6

7

8

9

10

8

9

10

11

9

10

11

Exposición

3

3,50

4

4,50

5

6

6,50

7

7,50

9

9,50

10

Publicidad y señalización

3

3,50

4

4,50

5

7

7,50

8

8,50

10

10,50

11

Mostrador o plataforma de degustación o de demostración

6

6

6

6

6

6

6

6

6

6

6

6

Circulación y separación (2)

15

17

19

21

23

21

23

25

27

28

30

32

Total m2

50

55

60

65

70

70

75

80

85

90

95

100

(1) Sin tener en cuenta la colocación de un material de presentación o de animación de dimensiones excepcionales
(2) Separaciones o tabiques necesarios, entre los diferentes productos y sectores

 Fuente: C.E.E. Promoción Comercial (1996), Guía del Expositor, Italia: CEE.

Estrategia de promoción y publicidad

Las ferias internacionales, más importantes, realizan una amplia campaña publicitaria a fin de motivar a los principales compradores del país sede y de otros países, a fin de visitar la feria. No obstante ello, el expositor no se debe confiar y debe realizar lo propio con los compradores que le interesa asistan a la feria.

Estrategia de Promoción y Publicidad

Fuente: C.E.E. Promoción Comercial (1996), Guía del Expositor, Italia: CEE.

Entre las actividades que puede llevar a cabo están las siguientes:

  • Publicar avisos en los medios de mayor difusión, así como en los especializados y en el directorio de la feria.
  • Dirigirse directamente, vía correo electrónico, para invitar a su stand a sus clientes habituales y a los clientes potenciales, remitiéndoles tarjetas de invitación.
  • Contactar directamente a clientes potenciales. La invitación personal es la forma más importante para que alguien visite una exposición. Muchos asistentes a las ferias visitan solamente los stands a los que fueron invitados.

Será importante hacer el seguimiento por medio de una llamada telefónica para asegurase de que la invitación fue recibida y reforzar la necesidad de “venga hablar con nosotros”.  Toda la información que se envía deberá ir impresa con el nombre de la compañía, número telefónico, dirección y número de stand.

Ya en la feria, la promoción que se realiza en el stand se puede complementar con reuniones técnicas, con clientes potenciales.  Las reuniones pueden ser en un hotel o en un área especial de la misma feria.  Se puede contar con el apoyo de equipos audiovisuales, proyecciones de películas o diapositivas, que ilustren el proceso productivo, como también de las instalaciones con que cuenta la fábrica.

Acciones a Realizar para el Logro del Objetivo Comercial

 
Fuente: C.E.E. Promoción Comercial (1996), Guía del Expositor, Italia: CEE.

Preparación de información / documentación a llevar

Para asistir a una feria, será necesario preparar con suficiente anticipación el material técnico de los productos que estará promocionando, el cual debe brindar una descripción detallada de dichos productos y su modo de empleo.  Deberá contar también con listas de precios, según los diferentes rangos de compras o escenarios de ventas que vaya a manejar.

El material técnico de su producto se convierte también en un material promocional que debe despertar interés por la empresa y sus productos, por lo que debe contar con una buena calidad pues en el mismo estará reflejada la imagen de su empresa y que puede contribuir al prestigio de la misma. La limpieza del formato, la claridad de las fotografías y una buena composición son puntos importantes, para dar una imagen sólida y organizada que inspire confianza. Los folletos, los catálogos y las fichas técnicas deben contar con información en el idioma del eventual comprador.  La empresa no debe escatimar esfuerzos en la preparación de estos elementos de promoción.
Los folletos de material técnico debieran tener en adición a la información sobre el producto o servicio, lo siguiente:

  1. El nombre de la empresa, su logotipo y dirección
  2. Teléfono, fax, e-mail y website
  3. Nombre del contacto en la empresa

Es importante que lleve también la documentación necesaria para tomar pedidos, órdenes de compra y talonarios de facturas, que puedan ser utilizados en el lugar de destino para la facturación del producto que llevó a la feria.

En cuanto a la presentación de la empresa, deberán llevarse cartas de presentación, un folleto o brochure con el perfil de la empresa con información tal como la misión, visión, valores, giro de negocio, principales líneas de productos, años de experiencia.  Es importante ir preparado también con tarjetas de presentación, referencias bancarias, comerciales o de la gremial a la que pertenezca.  Esta información la puede llevar impresa, en CD o videos.

Finalmente, otros detalles de la documentación que debe preparar con anticipación:

  1. Si va fuera del país, saque su pasaporte o asegúrese que está vigente.  Muchas personas han llegado listas para abordar su avión y en ese momento han descubierto que su pasaporte está vencido
  2. Igualmente, si el viaje es al extranjero, consulte con anticipación si necesita visa para entrar al país y obtenga información relacionada con vacunas
  3. Si no cuenta con un seguro médico internacional, hay aseguradoras que ofrecen la cobertura temporal en viajes y prepare los medicamentos que debe llevar consigo
  4. Igualmente, asegúrese de que la o las tarjetas de crédito que vaya a llevar no están vencidas.  Si no tiene tarjeta de crédito, algunas empresas ofrecen ahora la modalidad de una cuenta en la que usted deposita dinero y le dan una tarjeta de la cual puede girar, para no tener que llevar mucho efectivo
  5. Comprar cheques de viajero y/o llevar un fondo en efectivo para los gastos que no puede cubrir con tarjeta de crédito o con cheques de viajero
  6. Computadora portátil (notebook) por si desea hacer sus presentaciones en Power Point, llevar sus hojas de cálculo con precios y líneas de productos por si necesita hacer allí nuevos cálculos y para hacer las anotaciones referentes a todos los contactos que haga y las negociaciones que realice.
  7. Cámara fotográfica y cámara de video
  8. Obsequios para clientes especiales que sabe visitarán su stand.

Logística para el envío de los productos

Para asegurarse que los productos que va a exhibir lleguen a tiempo y en buenas condiciones, los mismos deberán empacarse cuidadosamente evitando que se lastimen por el manejo de los mismos durante su transporte al punto de destino.  Por lo tanto, refuerce y proteja los embalajes y rotule las cajas con la información que los organizadores le hayan informado debe aparecer para su internación al país y traslado a la feria.

Elija un medio de transporte seguro y conveniente. Generalmente los organizadores pueden recomendarle una empresa con quien hacer esta gestión y cuál es la empresa que puede apoyarle en el punto de destino para hacer la gestión de aduanas.

Generalmente, los documentos de embarque de la mercancía deben ser consignados a la feria y los documentos indispensables son la factura comercial, conocimiento de embarque y la guía aérea. Las mercancías destinadas a la exhibición en la feria ingresan bajo el régimen de internamiento temporal.

Elección y capacitación del personal Idóneo

La selección del personal a asistir a la feria deberá ser hecha muy cuidadosamente, pues deberá enviarse representantes de la empresa especializados en participación en ferias nacionales y/o internacionales, con poder de decisión y formación técnica necesaria, para contestar cualquier pregunta.  Preferiblemente, debiera conocer el idioma del país que visita.

Algunos estudios reflejan que el 80% de lo que un visitante recuerda de una feria está basado en su personal y que un 98% de las insatisfacciones tienen que ver con su comportamiento (Garmendía, 2004).

La venta en la feria tiene importantes diferencias respecto a la venta tradicional, tales como la limitada disponibilidad de tiempo, diferentes clases de compradores o visitantes con objetivos diversos.  Por ello el personal del stand debe recibir una formación específica, que puede incluir información sobre el listado de productos y servicios a exponer, precios y condiciones de pago, productos presentados por la competencia, público objetivo, perfil del visitante de la feria, sistemas de registro de las conversaciones mantenidas con los visitantes o la ubicación del stand, entre otros (AUMA, 1998).

El perfil del equipo participante en la feria generalmente está compuesto de un responsable ferial, el equipo comercial, técnicos, directivos y personal auxiliar como edecanes o intérpretes.

Cronograma de Actividades

A continuación se presenta un cronograma tentativo de actividades que le brinda orientación en cuanto a la anticipación con la que hay que realizar los preparativos de participación en la feria.

6 y 5 meses

Información de la feria e Información del mercado
Elección de personal
Elaborar folleto y catálogo
Elaboración de presupuesto
Reserva de stand
Inscripción
Diseño y decoración del stand

4 y 2 meses

Envío de información a clientes potenciales
Contactar agencia de transportes y aduanal
Reserva de pasajes y alojamiento

1 mes

Continuar campaña de captar clientes potenciales
Elección y envío de productos
Confirmar reserva de pasajes y alojamiento
Disponer de material de promoción
Capacitación del personal
Elaboración de agenda para asistir al evento (realizar viaje si es fuera del país)

Una semana

Comunicación con Feria, con diseñadores y agente de carga
Reunión con el personal participantes en la Feria

Fuente: Limo del Castillo (2004): Cómo participar con éxito en una feria internacional, Perú: Sector de Manufacturas Diversas.

En Feria

Montaje del stand, equipamiento y supervisiónParticipación en una Feria

Es importante que se respete la fecha y hora asignada para el montaje del stand, previendo con anticipación el medio de transporte a utilizar para dicha actividad.  Asegúrese de supervisar el montaje pues los materiales y el equipo deberán estar ubicados correctamente como había sido previsto y asegurar su eficiente instalación.

Para prevenir cualquier eventualidad, es recomendable realizar el montaje un día antes de la inauguración o a partir de la fecha que esté autorizada.  Para dicho montaje y equipamiento es recomendable utilizar una lista de chequeo, como la que se muestra bajo el Anexo No. 4, para asegurar que no quede nada por fuera.

Otro aspecto importante es que el stand no sólo debe supervisarse el día del montaje, sino durante los días que dure el evento para continuar surtiendo el mismo con material, muestras y otros materiales destinados para los visitantes.

Contacto con clientes potenciales fuera del evento

Aprovechar la estadía del personal de la empresa en la región sede del evento, significa lograr hacer contactos con posibles clientes que no participarán en el evento, o pueden ser invitados por la misma empresa a visitar su stand para observar los productos o servicios que se ofrecen.  Cuando va suficiente personal se puede establecer una agenda de citas adicionales con personas clave que no participaron en la feria para aprovechar de forma más efectiva el evento.

Participación en una Feria

Atención del stand y registro de visitantes

Atención del stand

Esta constituye la parte esencial de la feria en donde se da el encuentro entre oferentes y demandantes.  La actuación del personal en el stand así como el uso de diversas técnicas para atraer al visitante son dos aspectos clave durante la celebración del certamen.  Diversos son los autores que proponen pautas de actuación en el stand.

  • Tener bien identificados y presentados los productos y conocerlos a profundidad.
  • Conservar limpio el stand
  • Tener una presentación preestablecida de la empresa
  • Conocer a profundidad las necesidades de sus clientes potenciales
  • Hacer demostraciones y distribuir el material promocional aunque de forma selectiva
  • Ser activo tener iniciativa y demostrar entusiasmo
  • Personalizar el contacto con el visitante
  • Estar alerta preparado y con una sonrisa para abordar al visitante en el momento que muestre interés
  • Atender a los medios de comunicación facilitar material promocional e información a la oficina de prensa
  • Ser educado cortés y puntual
  • En horarios flexibles realizar visitas a otros stands
  • Estudiar a los demás expositores
  • Conocer la feria
  • Aprender todo lo posible sobre la historia y la cultura de la región o país que piensa visitar
  • Vestir de acuerdo a la ocasión y de acuerdo a las costumbres del país
  • Sentarse en ausencia de visitantes
  • Dejar el stand vacío sin alguien que lo atienda
  • Leer fumar y comer en el stand
  • Evitar repartir masivamente los folletos
  • Evitar obstaculizar la visión de los productos
  • Dejar problemas o inquietudes sin resolver
  • Utilizar palabras chocantes o groseras
  • Ser demasiado agresivo
  • No considerar una feria como una vacación o incentivo
  • Evitar hablar por teléfono
  • No subestimar a ningún visitante
  • No hacer grupos con otros expositores o con el personal del stand.

 

Registro de visitantesRegistro de Visitantes

El éxito de una participación, no se mide en la cantidad de contactos, sino en la calidad de los mismos, por ello es que tendrá que ser sumamente observador y planificar unas preguntas clave iniciales que le permitan identificar si es un buen cliente potencial. 

La identificación, calificación y desarrollo de los contactos ha de hacerse en un plazo de tiempo muy corto. Miller (1990) considera que el proceso de interacción expositor-visitante se divide en tres etapas:

  1. Apertura. El primer objetivo es la atracción del visitante al stand. Una vez captado el personal de atención debe identificar rápidamente sus necesidades.
  2. Calificación. La fase de calificación permite al expositor:
    1. Distinguir auténticos clientes potenciales de simples mirones, curiosos o competidores.
    2. Orientar la presentación de ventas en función del conocimiento de las necesidades, actividad y autoridad del visitante.
    3. Generar una base de datos para el posterior seguimiento de los contactos, una vez finalizado el certamen.
      El objetivo de la empresa ha de ser el de obtener contactos calificados, es decir, profesionales con influencia o autoridad en los procesos de decisión de compra.
  3. Cierre.  El final de la entrevista ha de tener por objeto fijar un nuevo contacto después de la feria, en un plazo de tiempo lo más corto posible.

A continuación se presentan las razones que justifican una adecuada identificación de compradores potenciales:

  1. Costo de oportunidad.  Cada contacto que se hace cuesta dinero en términos de la inversión que se ha realizado y al atender a uno se deja de atender a otro que efectivamente pueda estar adquiriendo sus bienes y servicios.
  2. Por ahorro de tiempo.  La feria tiene un plazo definido de duración, por lo que hay que maximizar el mismo asegurando que se atienden a los consumidores idóneos.

No es suficiente hacer una simple recolección de las tarjetas de presentación, sino que es importante contar con un libro de registro o cuaderno de negociación que facilite el registro de personas interesadas, a fin de realizar un buen seguimiento de los contactos establecidos.

La ficha a llenar para cada visitante debe ser práctica y que facilite la labor de seguimiento.  En Anexo No. 5 se presenta una guía para la elaboración de la ficha de registro.

Si participa por primera vez, puede considerar la posibilidad de no realizar ventas durante la primera feria comercial a un país y asistir en calidad de observador, ya que se expone menos y puede aprovechar más  ¿Qué puede lograr?

  • Realizar contactos iniciales.
  • Conocer de cerca la competencia, las tendencias de los productos y el mercado.
  • Recoger información estratégica para su plan de negocios.
  • Analizar la importancia y la calidad de la feria y la viabilidad de su participación como expositor posteriormente.

Persistencia 
No hay que ilusionarse pensando que si su producto se vende bien en nuestro país o en otros mercados del exterior, ha de tenerse un éxito de inmediato en el mercado visitado.  Esta experiencia igualmente puede ser enriquecedora pues le servirá de mucho aprendizaje y le ayudará a evaluar los aspectos que necesita reforzar y cómo debe prepararse la próxima vez que participe.

Las empresas compradoras analizan todos los pormenores antes de tomar una decisión. Requieren de análisis, muestras, pruebas, decisiones en consenso, que se traducen lógicamente en tiempo.
El primer consejo, por tanto, es no desesperarse. Sea tenaz y considere su visita y todas las acciones complementarias con una rentabilidad a largo plazo.

Eventos paralelos

Es conveniente participar, durante el transcurso del evento, en charlas o reuniones técnicas, ruedas de negocios, seminarios o congresos realizados por los organizadores.

Es muy usual que se planifique en las ferias encuentros, entre empresarios que favorecen el intercambio de información, para el logro de futuras negociaciones. En las ruedas de negocios, los empresarios que exponen en la feria, se contactan con otros empresarios, con el fin de ofrecer o adquirir productos.

Generalmente estos eventos tienen asignado un cupo limitado por lo que será importante hacer su reservación con anticipación.

Como otras actividades está también los contactos con clientes potenciales fuera del marco evento que habrá debido planificar con anticipación.

Post-Feria

Supervisión del desmontaje

Al igual que en el montaje, es importante que se respete la fecha y hora asignada para el desmontaje del stand, previendo con anticipación el medio de transporte a utilizar para dicha actividad.

El desmontaje del stand, estará a cargo del personal de atención (comisión de stands) y de la persona encargada de supervisar que los materiales y equipo utilizados sean guardados de la mejor manera para evitar su deterioro, ya que su descuido puede causar pérdidas a la empresa.

Deberá tenerse mucho cuidado que el espacio utilizado quede en las mismas condiciones en el que fue recibido.  Asimismo, tener cuidado que los productos, muestras y material expuesto no se deteriore, para poder utilizarlo en otros eventos.

Destino de los productos

Se instruirá y supervisará a los despachantes de aduanas para que tramiten el retorno de los productos a re-exportar.  Se controlará que se efectúe correctamente la nacionalización de los productos que fueron vendidos, a fin de no incurrir en infracciones con las aduanas de los dos países. La mercadería puede ser entregada a partir del primer día de desmontaje.

En algunas ferias los expositores gozan de exención de pago de impuestos de importación de las mercaderías exhibidas, bien sean vendidas, reexportadas o introducidas al territorio nacional.

Seguimiento a los contactos realizados

Es en esta etapa que la información recogida en el libro de registros servirá para establecer el programa de trabajo para procesar la información obtenida durante la feria.  Recuerde que cumplir con los diferentes compromisos contraídos con sus nuevos clientes potenciales es muy importante para ganar credibilidad y fortalecer la imagen de su empresa.

El contacto con los clientes potenciales después del evento, debe hacerse tan pronto esté de vuelta en su empresa ya que de lo contrario se corre el riesgo que el cliente pierda el interés y se olvide de usted.  Posiblemente pueda adelantar algunos trámites relacionados con esos compromisos adquiridos vía el correo electrónico o fax.

El éxito de una presentación se debe fundamentalmente al manejo profesional de la etapa post – evento. Es necesario participar en futuras ediciones de la muestra a fin de mantener la presencia en el mercado y evitar que los competidores capitalicen el esfuerzo realizado por la empresa.

Evaluación de la feria por parte del participante

La medición del impacto de la feria puede realizarse haciendo evaluaciones de tipo cuantitativo y cualitativo:

  1. Mediciones cuantitativas.  Se refiere a las mediciones de carácter económico, como determinar el retorno sobre la inversión efectuada para asistir a la feria.   Otro método puede ser el que se basa en el coste, tal como el coste por contacto o por venta realizada.
    1. Número de contactos realizados con potenciales clientes
    2. Número de contactos con clientes actuales
    3. Pedidos firmados
    4. Número de nombres añadidos a la base de datos
      Para poder realizar estas mediciones deberá llevar un registro muy riguroso de los contactos que haya efectuado, cuáles de estos contactos se convirtieron en ventas y cuál fue el volumen y monto de esas ventas.  Nuevamente, por ello es sumamente importante llevar un libro de registro durante la feria.
  2. Mediciones cualitativas.Aunque el propósito principal deberá ser la generación de ventas o nuevos contactos, puede haber situaciones donde éstos no son el objetivo principal y entonces las medidas económicas no tienen mucho sentido. Este tipo de medición está más ligado a la evaluación de la consecución de cada uno de los objetivos estipulados de participación.
    1. Evaluación del programa ferial: efectividad del stand, evaluación del personal del stand, eficacia de la campaña de comunicación previa o evaluación del programa técnico/logístico.
    2. Evaluación de la calidad y cantidad de visitantes.
    3. Evaluación del organizador: ubicación, parqueos.
    4. Conocimiento de la competencia.
    5. Investigación del mercado.

Memoria o informe de participación

El informe de participación permite evaluar el certamen y sirve de ayuda en las decisiones sobre próximas participaciones. Su contenido puede abordar aspectos tanto técnicos como comerciales (Le Monnier, 2000).

La parte técnica del informe contendría la valoración de los proveedores y demás personal ajeno contratado así como una evaluación de la organización ferial en su conjunto. Por su parte el apartado comercial haría referencia al desarrollo de la feria y resultados obtenidos, una calificación global del público asistente a la feria, valoración del stand y actuación del personal así como el análisis de la competencia presente en el certamen.